• Prof. Nur Syam
• 15 Oktober, 2025

Undangan Rektor UIN Mataram, Prof. Dr. Masnun, MAg., tentu saja penting untuk dihadiri sebagai salah satu indikasi pentingnya keterlibatan banyak  pihak dalam pengembangan PTKIN. Acaranya tentu menarik sebab terkait dengan Pengembangan Tata Kelola di Era Perubahan Sosial. Acara ini dihadiri oleh Rektor, Wakil Rektor, Dekan dan seluruh jajaran pejabat di lingkungan UIN Mataram. Acara diselenggarakan pada 14/10/2025. 

Birokrasi adalah sistem pengorganisasian dalam suatu pemerintahan  yang di dalamnya terdapat hirarkhi, peran dan fungsi serta penugasan berjenjang sesuai dengan norma yang menjadi acuan tata kelolanya. Birokrasi merupakan piranti pemerintah di dalam menyelenggarakan tata kelola sesuai dengan regulasi yang dijadikan sebagai pedoman perilaku birokrasi.

Di dalam birokrasi terdapat norma,  otoritas, pembagian tugas, fungsi dan peran serta etika sesuai dengan regulasi yang menjadi pedoman kinerjanya. Tugas utama birokrasi adalah pelayanan publik sesuai dengan area kewenangannya berdasarkan atas regulasi yang mengaturnya.

Pelayanan publik adalah tugas utama birokrasi pemerintahan. Di dalam pelayanan publik dipastikan terdapat siapa pelayannya (pegawai dalam jenjang kepangkatannya), apa yang dilakukan di dalam pelayanan (administrasi berbasis regulasi, penyediaan dan distribusi barang dan jasa, serta pengembangan SDM).  Pelayanan publik meliputi:  pelayanan pendidikan, pelayanan keagamaan, pelayanan kependudukan, pelayanan hukum dan regulasi, pelayanan administrasi pemerintahan dan sebagainya.

Kita memiliki UU No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Melalui regulasi ini kita memiliki kepastian hukum tentang pelayanan publik. Menjamin proses pelayanan publik yang transparan dan akuntabel. Menjamin produk pelayanan publik dan memberikan kepuasan pelanggan. Menjamin kejelasan tempat yang nyaman dan memudahkan akses. Menjamin pembiayaan pelayanan publik yang transparan dan akuntabel. Menjamin prosedur bagi pelayanan publik yang aksesibel dan akseptabel. Tidak terjadi birokrasi bawah meja, birokrasi meja pingpong dan birokrasi banyak meja. (nursyam.uinsa.ac.id, “Birokrasi dan Meja”, 23/09/2013).

Budaya kerja Kementerian Agama dirumuskan berdasarkan Focus Group Discussion (FGD) dengan Ari Ginanjar dan tim (ESQ) pada akhir Kabinet Indonesia Bersatu (Era akhir Presiden SBY, awal Menteri Agama, Lukman Hakim Saifuddin) dan sudah menjadi mindset di kalangan ASN Kemenag, hanya  sayangnya belum menjadi cultural set. Budaya kerja tersebut I) integritas: menjaga amanah, shiddiq, tabligh dan fathanah. 2) Profesionalitas: memiliki pengetahuan, sikap dan perilaku yang melaksanakan, menjaga dan pengembangan keahlian dan ketrampilan dalam tupoksinya. 3) Inovasi: menemukan hal-hal baru yang menjamin efektivitas dan effiesiensi pekerjaan. Di masa lalu sudah dibentuk agen-agen perubahan. 4) Tanggung jawab: setiap pekerjaan akan dipertangungjawabkan kepada pimpinan, masyarakat dan Tuhan. 5) Keteladanan: setiap ASN adalah contoh bagi lingkungan kerjanya, komunitasnya, masyarakatnya dan pemerintahnya.

Secara historis, Fungsi manajemen di masa lalu, tahun 1980-an sesuai dengan dedengkot manajemen (G.R. Terry), yaitu: Planning, Organizing, Actuating dan Controlling. Manajemen dalam fungsi ini sekarang lebih cocok untuk organisasi sosial dan keagamaan. Biasanya tidak terdapat tupoksi secara ketat di dalam masing-masing strukturnya. Belum terdapat pembagian kewenangan yang tegas di dalam organisasinya.

Kemudian terdapat rekonstruksi  dalam fungsi managemen baru (Edward William Deming), yang disebut sebagai  konsep Total Quality Management (TQM) dengan beberapa prinsip: kepuasan Pelanggan, respek terhadap orang, perbaikan terus menerus, dan manajemen berbasis fakta. Kepuasan pelanggan internal (para ASN dan lainnya) dan eksternal (para stakeholder: orang tua, mahasiswa, pengguna dan masyarakat pada umumnya) menjadi taruhannya.

Pada fase berikutnya, terdapat manajemen baru yang memperkenalkan  tentang tata kelola berbasis capaian kinerja. Berapa yang ditargetkan dan berapa yang dicapai. Ada empat hal yang dirumuskan, yaitu: program, kegiatan, target dan capaian. Misalnya, program pemberian beasiswa, dengan kegiatan menentukan satuan beasiswanya, pesertanya, ukurannya dan indikator hasilnya, targetnya 100 persen, capaiannya 90 persen. Contoh lain, misalnya peningkatan akreditasi maka harus disiapkan mempertahankan yang sudah baik dari sembilan  kriterianya dan memperbaiki kriteria yang rendah. Dalam progran ditentukan selama 4 tahun berapa kenaikan mutu akreditasi  dari data basenya. Semua berbasis pada Indikator Kinerja Utama (IKU) yang telah disepakati bersama, sesuai dengan visi dan misinya. 

Ada empat tahapan sistemik di dalam Performance Manajemen. 1) Plan atau merencanakan program yang in line dengan visi dan misi kelembagaan atau institusi pendidikan. Biasanya direncanakan setahun sebelum program dilakukan. Di dalam perencanaan harus melibatkan semua komponen institusi: pimpinan, dosen, tendik dan stakeholder (jika diperlukan). Dilakukan pembahasan secara mendalam oleh berbagai komponen pendidikan. Jangan lakukan copy paste pada program sebelumnya. Jika ada yang ketercapainnya rendah lakukan evaluasi sebelumnya dan baru susun programnya. Program harus dirumuskan di dalam kegiatan yang in line dengan program, visi dan misi PT.

2) Do atau kerjakan sesuai dengan perencanaannya. Di kala RKAKL sudah disetujui, maka pada tahun berikutnya langsung dikerjakan sesuai dengan tupoksi masing-masing. Di dalam prosesnya, maka atasan harus terlibat. Tidak boleh bawahan melakukan upaya sendiri untuk mencapai target yang sudah disiapkan. Pemimpin harus melakukan pendampingan atas ketercapaian bersama. Lakukan Coffee Morning misalnya 2 pekan sekali untuk mendapatkan laporan tentang apa yang sudah dilakukan. Di sini para bawahan akan melaporkan kinerjanya, apa yang sudah dicapai dan apa yang belum dicapai. 

3) Check merupakan upaya untuk melakukan movev atau monitoring dan evaluasi atas ketercapaian program atau kegiatan selama waktu tertentu. Di Kemenag ada evaluasi triwulanan. Wakil  rektor, dekan, wakil dekan dan kepala lembaga melaporkan kegiatan dan program yang sudah dilakukan. Biasanya di triwulan pertama ketercapaian sebesar 20 persen, triwulan kedua 30 persen, triwulan ketiga 25 persen dan triwulan keempat 25 persen. Jangan dibiarkan ketercapaian menumpuk di triwulan keempat. Evaluasi dilakukan untuk melakukan keseimbangan antara anggaran dan kegiatan. 

5) Action, yaitu upaya untuk menindaklanjuti hasil checking untuk melakukan perbaikan berkelanjutan. Upaya ini sangat penting dalam kerangka untuk menemukan tindakan yang efektif, efisien dan berdampak. Di masa lalu, Sri Mulyani, setiap tahun melakukan Stakeholder Gathering untuk melaporkan tentang ketercapaian program yang dilakukan oleh pemerintah dengan angka berapa ketercapaiannya dan berapa kekurangannya. Yang kurang akan dijadikan sebagai bagian dari program yang akan berjalan.

Wallahu a’lam bi al shawab.