Era Baru Manajemen PTKI: Kokohkan Dengan IT (2)
Opini
Mau tidak mau para pimpinan PTKI mestilah memasuki suatu era yang disebut sebagai era disruptif, sebab memang kita sudah berada di sini. Di era yang segala perubahan terjadi dengan sangat cepat, tentu karena pengaruh penerapan IT, maka para pimpinan PTKI mestilah membuat perubahan terkait dengan tata kelola. Jika di masa lalu kita mengandalkan pelayanan berbasis face to face atau relasi tatap muka, maka sekarang harus berubah menjadi pelayanan berbasis IT, bahkan IT yang canggih. Zaman memaksa kita semua untuk melakukan restrukturisasi pemikiran dan tindakan ke arah tata kelola baru yang lebih mengedepankan penggunaan IT. Kita semua sudah memiliki basis penerapan teknologi, maka agar dipetakan layanan apa saja yang bisa dilakukan dengan IT, seperti: 1) Layanan administrasi keuangan. 2) Layanan administrasi kemahasiswaan, 3) Layanan administrasi kepegawaian, 4) Layanan administrasi akademik, 5) Layanan administrasi bisnis kampus. 6) Layanan administrasi kerja sama. 7) Layanan administrasi penelitian dan pengabdian masyarakat. 8) Layanan pembelajaran. 9) Layanan perpustakaan. 10) Layanan nonakademik. 11) Layanan asset dan lain-lain.
Yang tidak kalah menantang adalah bagaimana sistem pelayanan kinerja dosen dan tenaga kependidikan bisa diformulasikan dalam e-pelayanan. Untuk dosen, kita sudah bergembira sebab sudah ada aplikasi elektronik Beban Kerja Dosen (e-BKD). Hanya sayangnya bahwa e-BKD masih rumit. Sebab harus masuk dulu ke dalam Google Drive, lalu pada saat dibuka baru diupload ke sistem, sehingga masih menyisakan problem secara teknis. Saya berpikir bahwa sebenarnya terdapat Pusat Data e-BKD yang menghimpun semua data kegiatan dosen. Jika dosen memberikan presentasi dan dibuktikan dengan surat undangan dan bahan presentasinya, maka akan bisa diupload ke Pusat Data e-BKD, lalu secara teknis pusat e-BKD akan memilahnya menjadi bagian-bagian sesuai dengan tusi dosen. Setiap kegiatan dosen, misalnya mengikuti rapat atau pembahasan yang terkait dengan pengabdian masyarakat atau akademis, selama bisa dibuktikan dengan catatan laporan yang jelas, maka akan bisa menjadi bukti kegiatan dosen. Tentu saja yang bisa dinarasikan adalah usulan, gagasan atau pemikiran yang terkait dengan subyek yang dibahas. Jadi bukan sekedar datang dan duduk lalu dilaporkan. Jika bisa seperti ini, maka ada dua keuntungan, yaitu: 1) untuk bukti aktivitas dosen dalam e-BKD dan 2) bisa masuk ke dalam serba-serbi di Web institusi.
Lalu, juga terkait dengan laporan kinerja atau e-kinerja. Kemenag sudah memiliki e-kinerja ASN atau disingkat SI-EKA atau Sistem Informasi Elektronik Kinerja. Sistem ini berlaku berjenjang dari staf sampai atasan. Mulai dari pejabat fungsional sampai direktur dan dirjen/sekjen. Semua jenis pekerjaan bisa dicover dengan system ini. SI-EKA merupakan hasil adaptasi dari e-Kinerja yang sudah dikembangkan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN), sehingga sebenarnya sudah teruji kesahihannya. Jika program ini terus berjalan, maka bisa dibayangkan bahwa semua kinerja ASN bisa terecord dengan baik dan keinginan untuk membangun kinerja sesuai dengan Gerakan Reformasi Birokrasi akan bisa dilampaui.
Yang juga tidak kalah penting adalah laporan kinerja institusi atau SIPKA kependekan dari Sistem Informasi Pelaporan Kinerja. Melalui system ini, maka kemenag sebagai institusi terpusat akan bisa mengecek bagaimana kinerja pejabat di daerah (Kanwil Kemenag dan Rektor), baik serapan anggaran maupun pelaksanaan programnya. Di sini akan terdapat pelaporan triwuan I, II, III dan IV. Menteri dan pejabat di bawahnya akan bisa melakukan pengecekan kinerja pimpinan wilayah dan pimpinan PTKIN, sehingga yang kinerjanya bagus dan terukur akan bisa diketahui. Bagi PTKIN, sistem e-laporan kinerja akademik dan administrasi juga harus terecord dengan memadai, sehingga tidak akan menyulitkan di kala terdapat pemeriksaan baik irjen maupun BPK. Semua terecord dengan baik dan semua bisa disajikan real time.
Pimpinan PTKIN bukan hanya pimpinan akademik yang memimpin para dosen (doctor dan professor) akan tetapi juga pemimpin administrasi dengan segala jenisnya. Para rector adalah pemimpin sekaligus manejer sebuah institusi. Makanya, para rektor tidak hanya harus memahami konsep-konsep akan tetapi juga praksis penyelenggaraan birokrasinya. Sebagai pemimpin, maka rector harus mendorong terciptanya iklim inovasi dalam berbagai cakupan dan pengaruhnya, akan tetapi juga manejer yang memastikan bahwa program dan anggaran bisa berjalan seiring.
Oleh karena itu, di dalam memasuki kawasan manajemen berbasis IT, maka pimpinan PTKIN harus melakukan pemetaan: 1) Petakan dari mana memulai dan ke mana sistem TI akan digerakkan, 2) Memetakan apa yang sudah dilakukan dan apa yang harus dilakukan, 3) Perkuat visi smart campus dengan dukungan dan pemihakan anggaran, 4) Perkuat infrastruktur IT untuk smart campus, 5) Ke depan, kelas virtual/online akan lebih dominan dibanding kelas offline, 6) Di masa depan, kita tidak memerlukan kelas-kelas yang besar tetapi ruang-ruang kelas IT yang canggih. Jadi harus diperkuat infrastruktur, SDM dan sistemnya.
Kita sekarang berada di era survival of the fittest dalam arti sesungguhnya, maka yang diperlukan adalah kecepatan untuk memutuskan, ya atau tidak. Setelah melalui pemikiran mendalam dengan berbagai dukungan staff, maka putuskan segera dan lakukan tindakan untuk mengerjakannya. Makanya, plan, do, check, action harus menjadi pilihan. Tentukan targetnya, kapan waktunya, siapa penanggungjawabnya, berapa dukungan anggaran yang diperlukan. Bersama kita bisa.
Wallahu a’lam bi al shawab.