• Prof. Nur Syam
• 27 Oktober, 2022

Untuk memperkuat perencanaan pada Kementerian Agama (Kemenag), maka oleh Kepala Biro Perencanaan, Ramadlan Harisman, mengundang para perencana dari seluruh Indonesia untuk berkumpul di Surabaya, tepatnya di MAN Surabaya untuk TOT  Aplikasi Smart DJA dan saya diundang untuk memberikan motivasi bagi para perencana. Acara diselenggarakan di Aula (ruang meeting) MAN Surabaya yang ternyata representative untuk forum pertemuan sekaliber pertemuan nasional. Acara diselenggarakan 07 Oktober 2022. Saya menyampaikan tiga hal, yaitu:

Pertama, Kita telah memasuki manajemen kinerja atau performance management untuk menggantikan manajemen konvensional. Manajemen kinerja di masa lalu lebih banyak digunakan di dalam dunia bisnis yang mengandaikan perlunya kecepatan bertindak dalam menghadapi kompetitor. Sementara itu birokrasi lebih banyak menggunakan manajemen konvensional yang dianggap kurang relevan dengan tantangan zaman dan perubahan zaman yang cepat.  

Semenjak tahun 2000-an, maka manajemen konvensional ditinggalkan oleh dunia birokrasi dan digunakanlah manajemen kinerja. Manajemen kinerja merupakan derivasi dari Total Quality Management (TQM), yang sudah lama digunakan oleh dunia bisnis. Manajemen konvensional dianggap tidak lagi relevan sebab bercorak linear atau bergerak dari perencanaan, ke pengorganisasian, ke penggerakan dan terakhir evaluasi. 

Proses manajemen ini dikenal sebagai Planning, Organizing, Actuating and Controling (POAC). Direncanakan dulu, baru diorganisasikan siapa berperan apa dan menyelesaikan apa, baru kemudian diaktifkan untuk bekerja dan jika selesai barulah dievaluasi. Di dalam manajemen baru atau managemen kinerja, maka dipastikan jika Perencanaan sudah sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan, maka segera dilakukan, dan di tengah-tengah perjalanan pekerjaan kemudian dilakukan checking dan hasilnya kemudian ditindaklanjuti dengan secara lebih baik. Proses ini disebut dengan Plan, Do, Check, Action (POAC).

Sebagai anak kandung Total Quality Management (TQM), maka Manajemen Kinerja juga bertujuan untuk memuaskan pelanggan atau customer satisfaction atau bahkan bisa customer loyalty. Saya membuat kategori agar tata kelola bisa memuaskan pelanggan, apabila: pelayanannya terukur, kualitasnya terukur, prosesnya terukur, sasarannya terukur, perencanaannya terukur dan produknya terukur. Tidak terjadi kesenjangan antara sasaran, perencanaan, pelaksanaan dan produk yang dihasilkan. 

Untuk mencapai keberhasilan, maka dipastikan bahwa semua proses dan prosedur on the track sesuai dengan ukuran yang sudah ditentukan bersama. Evaluasi merupakan proses melakukan penilaian atas program baik perencanaan dan pelaksanaan program. Tujuannya adalah untuk memperoleh masukan apakah sasaran program, perencanaan program  yang sudah dirumuskan sesuai dengan kebutuhan sasaran, pelaksanaan sudah sesuai dengan perencanaan dan membawa manfaat positif bagi sasaran program. Targetnya adalah apakah semua ukuran yang digunakan untuk mengetahui pengaruh program pada sasaran program sudah relevan dengan tujuan dan target yang ditetapkan. 

Kedua, Di dalam management kinerja, semua proses harus terukur dan jelas ukurannya. Saya berpendapat bahwa ada lima T untuk menjadi patokan apakah sebuah perencanaan sudah sesuai dengan yang diperlukan. T1 (tepat sasaran), T2 (tepat perencanaan), T3 (tepat pelaksanaan), T4 (tepat hasil), T5 (tepat evaluasinya). Sesuai dengan manajemen kinerja, evaluasi tidak dilakukan di tahap akhir setelah program selesai, tetapi pada setiap tahapan di dalam lima T tersebut.

Sasaran juga perlu di evaluasi. Sasaran program tentu berbasis pada data  akurat yang dihasilkan dari serangkaian kajian atas keberadaannya. Pastikan bahwa tidak ada kesalahan data tentang sasaran program. Kelemahan selama ini, program tidak tepat sasaran yang diakibatkan oleh ketidaktepatan “siapa” sasaran program tersebut. Kelemahan data disebabkan ketidakjelasan “definisi” siapa yang menjadi sasaran program. Kelemahan data disebabkan ketidaktepatan ukuran yang dijadikan sebagai barometer atas program yang dirumuskan.

Ketiga, pastikan bahwa ketepatan sasaran akan menentukan ketepatan perencanaan, ketepatan implementasi dan ketepatan hasilnya. Evaluasi perencanaan dapat dilakukan pada semua tahap implementasi program, mulai dari evaluasi perencanaannya sendiri, evaluasi program pelaksanaan dan evaluasi produknya.

Untuk menyusun perencanaan yang baik, maka sasaran harus tepat dan ukuran harus tepat. Kegagalan perencanaan terjadi jika satu di antara dua hal ini “cacat”. Rumuskanlah ukuran yang relevan dengan realitas sosialnya. Jika pun ukuran itu dirumuskan oleh orang luar (para ahli) tetap harus berpedoman pada kenyataan sosialnya. Evaluasi perencanaan dimaksudkan untuk melakukan penilaian apakah perencanaan yang dirumuskan sudah sesuai dengan tujuan dan target serta hasil program yang sudah direncanakan dimaksud.

Pada waktu dilakukan implementasi program, perencanaan dapat dievaluasi, misalnya: sasarannya tepat. ukurannya tepat. jumlahnya tepat. target capaiannya tepat. Tahapan programnya tepat. Di sinilah makna Plan, Do, Check and Action. Yang dievaluasi bukan hanya DO saja tetapi juga PLAN. Jika antara PLAN dan DO tidak relevan, maka harus dievaluasi atau CHECK dan kemudian ditindaklanjuti (ACTION).

Wallahu a’lam bi al shawab.